Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Pollinity is een online marktplaats die telers, imkers en transportbedrijven met elkaar verbindt voor de bestuiving van gewassen. Telers boeken bijenkasten van imkers; het vervoer van de kasten loopt via gecertificeerde transportbedrijven. Pollinity brengt de boeking tot stand, stelt de overeenkomst op, verwerkt de betaling en regelt de uitbetaling. Voor het innen en uitbetalen van geld werken wij samen met de betaaldienstverlener Stripe.

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is Pollinity (juridische entiteit nog vast te leggen), te bereiken via privacy@pollinity.com. Vestigingsadres, KVK- en btw-nummer volgen zodra de entiteit is vastgelegd.

Deze verklaring geldt voor alle Pollinity-omgevingen: de publieke website en het teler- en imkerportaal, het transportportaal en de beheeromgeving. Pollinity richt zich uitsluitend op ondernemers en is niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij, en van wie

Bezoekers van de website (niet ingelogd)

• Technische gegevens die elk bezoek meebrengt: IP-adres, browser- en apparaattype, bekeken pagina's, datum en tijd. Onze hostingpartners verwerken deze voor de werking en beveiliging van de site.
• Websitestatistieken verzamelen wij met Pulse van Ciphera, een privacyvriendelijk analyseplatform dat zonder cookies werkt en geen profiel per bezoeker opbouwt. Het IP-adres wordt hierbij kortstondig verwerkt om een land/regio te bepalen en wordt niet opgeslagen. Wij kunnen individuele bezoekers hiermee niet identificeren of volgen.
• Adres- en plaatszoeker: typ je een adres of plaats in een zoekveld, dan sturen wij die zoekterm via onze eigen server naar Google (Places) om suggesties te krijgen. Je browser maakt daarbij geen verbinding met Google en je IP-adres wordt niet aan Google doorgegeven. Wij slaan zoektermen niet op.

Telers en imkers (accounthouders)

Transportbedrijven en chauffeurs

Van de beheerder van het transportbedrijf: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, IBAN en rekeninghouder, en certificeringsgegevens. Van de chauffeur: naam, e-mailadres, telefoonnummer, de koppeling aan het bedrijf en de toegewezen ritten. Chauffeurs zijn in dienst bij het transportbedrijf; Pollinity betaalt hen niet en verwerkt geen loongegevens. Tijdens een rit geüploade transportdocumenten (vracht-/transportbonnen, foto's als bewijs) worden bewaard.

Medewerkers in de beheeromgeving

Naam, e-mailadres, wachtwoord (als versleutelde hash), de toegewezen rol en rechten, en een logboek van uitgevoerde beheeracties.

Nog niet-aangesloten bedrijven op de publieke kaart

Om het aanbod inzichtelijk te maken tonen wij geanonimiseerde stippen voor imkers en telers die (nog) geen Pollinity-account hebben, afkomstig uit openbare bedrijvenregisters (op dit moment het Belgische KBO). Wij tonen daarbij nooit de naam, het exacte adres of het ondernemingsnummer — alleen een bewust vervaagde locatie op gemeenteniveau en het type. Zodra zo'n bedrijf zich aanmeldt, verdwijnt de anonieme stip en neemt het echte profiel het over.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en vragen geen BSN. Wij versturen geen commerciële nieuwsbrieven of marketing-e-mails.

4. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen persoonsgegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Wij schakelen de volgende dienstverleners in, elk uitsluitend voor het genoemde doel en op basis van een verwerkersovereenkomst:

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Waar mogelijk kiezen wij voor verwerking en opslag binnen de EU (database en bestandsopslag). Sommige dienstverleners (waaronder Stripe, Google, Resend, Cloudflare en Vercel) kunnen gegevens verwerken in of doorgeven aan landen buiten de EER, met name de Verenigde Staten. Voor die doorgifte baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie en, waar van toepassing, op het EU-US Data Privacy Framework, aangevuld met passende technische maatregelen. Ciphera (Pulse) draait in Zwitserland, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt.

6. Bewaartermijnen

7. Beveiliging

• Versleuteling van gevoelige velden in rust: IBAN, ondernemingsnummer en btw-nummer worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM en komen nooit in leesbare vorm terug in de antwoorden van de API.
• Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, maar als een gezouten hash.
• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor al het verkeer, met HSTS.
• Rolgebaseerde toegang: medewerkers zien alleen wat bij hun rol hoort; gevoelige handelingen zoals uitbetalingen vereisen specifieke rechten en worden gelogd.
• Locatievervaging: het exacte adres van een imker wordt nooit aan telers getoond.
• Misbruikbeperking: limieten op inlog-, registratie- en verificatiepogingen, en automatische blokkade van accounts bij misbruik.
• Scheiding van betaalgegevens: kaartgegevens en identiteitscontroles voor uitbetalingen worden door Stripe verwerkt, niet door Pollinity.

Ontdek je een kwetsbaarheid? Mail security@pollinity.com.

8. Betalingen, uitbetalingen en Stripe

• Betalingen van telers verlopen via Stripe. De volledige kaart- of bankgegevens worden door Stripe verwerkt; Pollinity ontvangt alleen een bevestiging en de nodige transactiegegevens.
• Imkers en transportbedrijven ontvangen hun uitbetaling via een Stripe-account dat op de achtergrond wordt aangemaakt. Zij geven daarvoor alleen hun naam en IBAN door.
• Stripe is als betaaldienstverlener wettelijk verplicht de ontvanger van geld te verifiëren en voert die controle zelf uit. Pollinity vraagt, ontvangt of bewaart hierbij geen identiteitsdocumenten en geen BSN.
• Pollinity is gratis voor imkers en telers en rekent geen commissie. De teler betaalt per betaling servicekosten (de betaalkosten van de gekozen betaalmethode en onze verwerking, plus btw); die worden apart door Pollinity gefactureerd. De imker en het transportbedrijf ontvangen het volledige overeengekomen bedrag en factureren dat zelf aan de teler.
• Op de verwerking door Stripe is daarnaast het privacybeleid van Stripe van toepassing.

9. Cookies

• Eén noodzakelijke cookie. Om je ingelogd te houden gebruiken wij één technische cookie (7 dagen geldig, Secure en HttpOnly). Deze is strikt noodzakelijk voor het inloggen; hiervoor is geen toestemming vereist en tonen wij geen cookiebanner.
• Geen andere cookies. Wij plaatsen geen analytische, advertentie- of trackingcookies. Onze websitestatistieken (Pulse van Ciphera) werken volledig zonder cookies.
• Voor de kaart haalt je browser kaartgegevens op bij OpenFreeMap (op basis van OpenStreetMap); daarbij is je IP-adres zichtbaar voor die dienst. Wij plaatsen hierbij zelf geen cookies.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• correctie te vragen van onjuiste gegevens;
• verwijdering te vragen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht dat in de weg staat;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking die op gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit).

Stuur je verzoek naar privacy@pollinity.com. Wij reageren binnen één maand. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) of de Gegevensbeschermingsautoriteit (België).

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst of de wet daarom vraagt. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij een ingrijpende wijziging informeren wij accounthouders per e-mail.

12. Contact

Pollinity · privacy@pollinity.com